बिजनेस टूल्स – अध्याय 2: संचार और फाइल साझा करना

संदेश और संचार

(Messaging and Communications)

Element

एलिमेंट:  इसे पहले Riot के रूप में जाना जाता था। एलिमेंट एक ओपेन सोर्स, एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड मैसेजिंग और कॉलाबोरेशन प्लेटफॉर्म है। इसमें ‘सिग्नल‘ जैसी सुरक्षा के साथ ‘स्लैक‘ जैसे इंटरफेस की सुविधा है। इसमें आप एक साझा, विकेन्द्रीकृत सर्वर का मुफ्त उपयोग कर सकते हैं। इसमें दो तरह की सशुल्क सेवाएं भी हैं। उनमें तेज गति के लिए समर्पित होस्टिंग या स्थानीय सर्वर पर होस्टिंग की सुविधा मिलती है। यह फाइल शेयरिंग के साथ ही व्यक्तिगत और समूह आवाज और वीडियो कॉल की सुविधा प्रदान करता है। हालांकि इसमें अभी तक ‘स्लैक‘ की तरह कई प्लग-इन या एकीकरण सुविधा नहीं हैं। ‘स्लैक‘ के फ्री टियर के विपरीत, इसमें मैसेज के असीमित संग्रह की सुविधा मिलती है।

क़ीमत: यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए निशुल्क है। व्यावसायिक स्तर अधिकतम पांच उपयोगकर्ताओं के लिए मासिक दो डॉलर की लागत से सेवा शुरू होती है।

भाषा:  वर्तमान में 25 भाषाओं में अनुवाद उपलब्ध है।

Jitsi

जित्सी: यह फ्री एंड ऑपेन सोर्स, एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड वीडियो चैटिंग सर्विस है। आप https://meet.jit.si/  पर जाकर एक क्लिक के साथ, अधिकतम 50 प्रतिभागियों के साथ इन-ब्राउजर वीडियो चैट कर सकते हैं। इसमें एडवांस शेड्यूलिंग, स्क्रीन शेयरिंग, ईथरपैड टूल का उपयोग करके साझा टिप्पणियां लेने की भी सुविधा है। यह गूगल और ऑफिस 365 के साथ भी जोड़ता है। ‘जूम‘ या ‘गूगल मीट‘ के विपरीत, जित्सी का उपयोग करने के लिए आपके पास खाता होने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए जित्सी में व्यक्तियों को गुमनाम रूप से कॉल में भाग लेने की सुविधा है। आप इसमें अतिरिक्त सुरक्षा और अधिक विश्वसनीय कॉलिंग चाहते हों, तो वेब सेवा पर निर्भर होने के बजाय स्थानीय सर्वर पर एक जित्सी इंस्टेंस लगा सकते हैं। हालांकि किसी समय जित्सी का उपयोग करने वालों की संख्या अत्यधिक हो जाए, तो धीमे कनेक्शन की परेशानी आ सकती है।

क़ीमत: यह निशुल्क है।

भाषा: इंटरफेस 35 भाषाओं में उपलब्ध है।

Mattermost

मैटरमॉस्ट:  यह एक ऑपेन सोर्स कॉलाबोरेशन प्लेटफॉर्म है। इसमें स्लैक के कई बुनियादी कार्य शामिल हैं। जैसे- चैनल, डायरेक्ट मैसेजिंग और फाइल शेयरिंग। जो लोग ‘क्लाउड‘ में अपने चैट ऐप को होस्ट नहीं करना चाहते हैं, उन्हें ‘मैटरमॉस्ट‘ एक स्थानीय रूप से होस्ट किया गया संस्करण प्रदान करता है। कोई डेवलपर इसे स्थानीय सर्वर पर स्थापित कर सकता है। मैटरमॉस्ट के प्रारंभिक सेटअप और रखरखाव में स्लैक की तुलना में बहुत अधिक सीखने की आवश्यकता है। इसमें ऐप्स और एकीकरण भी सीमित मात्रा में उपलब्ध हैं। हालाँकि इसका स्थानीय तौर पर स्थापित संस्करण सुरक्षा के प्रति ‘स्लैक‘ से अधिक सचेत विकल्प प्रस्तुत करता है।

क़ीमत: स्थानीय स्थापना के लिए यह निशुल्क है। भुगतान वाला मूल क्लाउड संस्करण प्रति उपयोगकर्ता मासिक दस डॉलर से शुरू होता है।

भाषा: सूची यहां देखें ।

Slack

स्लैक: यह समूह संचार और कॉलाबोरेशन के लिए काफी अत्यंत लोकप्रिय मंच है। वर्ष 2018 में इस कंपनी ने अपने प्रमुख प्रतियोगी ‘हिपचैट‘ को खरीद लिया। स्लैक में उपयोगकर्ता बातचीत के विशिष्ट विषयों के लिए अलग-अलग ‘चैनल‘ बनाते हैं। ऐसे ‘चैनल‘ किसी स्लैक सेटअप के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए खुले हो सकते हैं या किसी चुनिंदा समूह तक पहुंच के लिए लॉक हो सकते हैं। यह सॉफ्टवेयर सीधे संदेश भेजने की भी सुविधा देता है। इसमें वीओआईपी कॉल और वीडियो कॉल, अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ फाइलें साझा करना, और बड़ी संख्या में अन्य ऐप्स के साथ आसान एकीकरण की भी सुविधा है। उदाहरण के लिए, जब कोई नया लेख वर्डप्रेस पर पोस्ट किया जाता है, या टेक टीम के जीरा सिस्टम में कोई टिकट दर्ज किया जाता है, तो उपयोगकर्ता हर बार एक स्वचालित स्लैक पोस्ट सेट कर सकता है।

विभिन्न देशों में फैले संगठनों के लिए स्लैक में एक और उपयोगी विशेषता है। स्लैक में भेजे गए मैसेज में प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच समय का अंतर दिखाई देगा। ऐसा डायरेक्ट मैसेज और चैनल पर पोस्ट, दोनों में दिखेगा। स्लैक पूरी तरह से क्लाउड-आधारित है, जिसका अर्थ है कि इसका डेटा अदालती सम्मन के योग्य है। चर्चित गॉकर/हल्क होगन प्रकरण की अदालती सुनवाई में स्लैक संदेशों का उपयोग किया गया। स्लैक का उपयोग ऐसी बातचीत या फाइलों को साझा करने के लिए नहीं किया जाना चाहिए, जिनमें सुरक्षा जोखिम शामिल हो।

क़ीमत: इसकी निशुल्क सेवा के तहत ऐप एकीकरण और संग्रहित संदेशों की संख्या को सीमित रखा गया है और इसमें केवल वन-टू-वन कॉलिंग शामिल है। लेकिन यह काफी उपयोगी है।

भाषा: अंग्रेजी, फ्रेंच, स्पेनिश, जर्मन, इतालवी, जापानी, कोरियाई, पुर्तगाली और चीनी (सरलीकृत या पारंपरिक)।

Signal

सिग्नल: यह एक ओपन सोर्स, एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड मैसेजिंग सेवा है। यह मोबाइल और डेस्कटॉप उपकरण, दोनों के लिए ऐप के रूप में उपलब्ध है। सिग्नल की एन्क्रिप्टेड कॉल और इसके मैसेज गायब होने की सुविधा के कारण इसे संवेदनशील डेटा के संचार का सबसे सुरक्षित विकल्प समझा जाता है। हालांकि कई बार इसकी गति धीमी होती है। सिग्नल में ग्रूप संबंधी सुविधाएं भी अच्छी हैं। इसमें किसी ग्रूप एडमिन को उपयोगकर्ताओं को जोड़ने और हटाने की सुविधा है। यदि सुविधा की तुलना में डेटा की सुरक्षा की चिंता ज्यादा प्रमुख हो, तो इसे ‘स्लैक‘ जैसे सहयोगी उपकरण विकल्प के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। सिग्नल में आप फाइलें भेज सकते हैं। थ्रेड और इमोजी के साथ उत्तर देने की भी सुविधा है।

क़ीमत: यह निशुल्क है।

भाषा: आपके ऑपरेटिंग सिस्टम या डिवाइस द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषा में मैसेज सेवा उपलब्ध है।

Zoom

जूम: कोविड-19 महामारी के दौरान वीडियो मीटिंग, चैटिंग और वेबिनार प्लेटफॉर्म के कारण ‘जूम‘ काफी लोकप्रिय हो गया। जूम के मल्टीपल व्यूज, पासवर्ड से सुरक्षित मीटिंग, ब्रेकआउट रूम इत्यादि सुविधाओं ने इसे सबसे प्रमुख वीडियो टूल बना दिया। इसमें अन्य ऐप्स के साथ एकीकरण की भी अच्छी सुविधा है। उदाहरण के लिए, आप फेसबुक पर जूम प्रस्तुति को लाइवस्ट्रीम कर सकते हैं।

जैसा कि ऊपर बताया गया है, गूगल मीट में भी अब जूम जैसी कई सुविधाएँ शामिल कर ली गई हैं। किसी संगठन के आकार और जरूरतों के आधार पर ‘स्लैक‘ जैसे अन्य अनुप्रयोगों में भी वीडियो मीटिंग की अच्छी सुविधा मिल सकती है। ‘जूम‘ की प्रमुख विशेषता यह है कि इसकी क्षमता में काफी अधिक है। इसके किसी कॉल में 1000 तक प्रतिभागी शामिल हो सकते हैं। ऐसी अन्य समान सेवाओं पर अपेक्षा यह संख्या काफी अधिक है।

क़ीमत: 40 मिनट तक और अधिकतम 100 प्रतिभागियों की कॉल के लिए निःशुल्क। इसमें शुल्क निर्धारण की संरचना काफी जटिल है। इसका शुल्क उपयोगकर्ताओं की संख्या, प्रतिभागियों की वांछित संख्या और आपकी रुचि की सुविधाओं पर निर्भर करता है। प्रति वर्ष 150 डॉलर की कीमत वाली एक सैंपल योजना में 9 उपयोगकर्ताओं के लिए लाइसेंस उपलब्ध है जिसकी प्रति बैठक में अधिकतम 100 लोग उपस्थित शामिल हो सकते हैं। रिकॉर्डेड मीटिंग के लिए एक जीबी क्लाउड स्टोरेज की सुविधा है।

भाषा: यह कई भाषाओं में उपलब्ध है। ‘जूम‘ अमेरिका में आधारित है। अमेरिका द्वारा प्रतिबंधित देशों में इसकी सेवा नहीं मिल सकती, जैसे ईरान और सीरिया।

क्लाउड स्टोरेज और फाइल शेयरिंग

गूगल और माइक्रोसॉफ्ट टूल्स के उपयोगकर्ताओं को फाइल शेयरिंग और क्लाउड स्टोरेज टूल्स की सुविधा भी मिलती है। गूगल की ओर से ‘गूगल ड्राइव‘ की सुविधा है जबकि माइक्रोसॉफ्ट द्वारा ‘वनड्राइव‘ के नाम से यह सुविधा मिलती है। अन्य सॉफ्टवेयर टूल के साथ इन्हें क्लाउड स्टोरेज के रूप में दिया जाता है। इसमें प्रति उपयोगकर्ता कितना स्पेस मिलेगा, यह आपके द्वारा भुगतान की गई राशि पर निर्भर करता है। गूगल ड्राइव अब आपको इनक्रिपटेड डॉक्युमेंट्स बनाने का विकल्प भी दे रहा है। गूगल इसे क्लाउड बैकअप के रूप में प्रचारित करता है, लेकिन उपयोगकर्ता आमतौर पर इन सेवाओं के साथ अपने डेस्कटॉप को आसानी से सिंक नहीं पाते हैं।

Dropbox

ड्रॉपबॉक्स:  यह गूगल का एक उत्पाद है। यह हमें अपने कंप्यूटर और मोबाइल उपकरणों पर निर्दिष्ट निर्देशिकाओं से फाइलों को आसानी से सिंक करने की अनुमति देता है। यह हमारे द्वारा चुने गए प्लान के अनुसार दो जीबी तक ट्रांसफर की सुविधा, डिलीट फाइलों की रिकवरी और अलग-अलग स्टोरेज स्पेस की सुविधा देता है। इन बुनियादी सुविधाओं के अलावा, ड्रॉपबॉक्स अब उत्पादकता संबंधी कुछ उपकरण भी प्रदान कर रहा है। जैसे, व्यावसायिक खाते के उपयोगकर्ताओं को एक-दूसरे की फाइलों पर टिप्पणी करने की सुविधा मिल रही है। इसकी एक दिलचस्प विशेषता उपयोगकर्ताओं को समय-आधारित ऑडियो या वीडियो सामग्री पर भी टिप्पणी करने की सुविधा देती है। गूगल जैसे बड़े निगम के सभी उपकरणों के साथ आपके डेटा की सुरक्षा का मामला जुड़ा है। इसलिए ‘ड्रॉपबॉक्स‘ का उपयोग ऐसे संवेदनशील डेटा या अन्य फाइलों को स्थानांतरित करने के लिए नहीं करना चाहिए, जिनमें उच्चस्तरीय सुरक्षा जरूरी हो।

क़ीमत: तीन या अधिक उपयोगकर्ताओं के लिए इसका बुनियादी व्यावसायिक संस्करण मासिक 15 डॉलर के शुल्क पर उपलब्ध है। मूल व्यक्तिगत योजना के लिए मासिक 19.99 डॉलर का शुल्क निर्धारित है। गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए छूट उपलब्ध है।

भाषा: यह 19 भाषाओं में उपलब्ध है।

OnionShare

ओनियनशेयर: उच्चस्तरीय सुरक्षा वाले डेटा के एक बार के हस्तांतरण के लिए यह सबसे अच्छा विकल्प है। यह प्रेषक के कंप्यूटर से प्राप्तकर्ता तक डेटा को सीधे और सुरक्षित रूप से भेजने के लिए टीओआर ओनियन सेवाओं का उपयोग करता है। ओनियनशेयर का सही तरीके से उपयोग करने के लिए दोनों उपयोगकर्ताओं को टीओआर ब्राउजर डाउनलोड करने की आवश्यकता है। उन्हें फाइल स्थानांतरण होने तक अपने कंप्यूटर पर रहना होगा। फाइल का लिंक साझा करने के लिए सिग्नल जैसे एन्क्रिप्टेड मैसेजिंग प्लेटफॉर्म का उपयोग करना चाहिए। ओनियनशेयर एक नो-फ्रिल्स सुरक्षित और बेनामी चैट ऐप के रूप में भी कार्य करता है जो टीओआर में खुलता है। यदि आप अपने कंप्यूटर पर चैट के लॉग या रिकॉर्ड नहीं रखना चाहते हैं, तब भी यह एक सुरक्षित विकल्प है।

क़ीमत: निशुल्क

Sync

सिंक: इसमें अपलोड होने पर फाइलें एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड होती हैं। कोई भी कंपनी किसी फाइल की सामग्री को नहीं देख सकती है। दोनों सेवाएं समान रूप से काम करती हैं। इसमें डेस्कटॉप और मोबाइल उपकरण, दोनों के लिए ऐप्स हैं। आप वेब इंटरफेस से फाइलों का उपयोग देख सकते हैं और फाइलों को अपने कंप्यूटर पर एक फोल्डर में ले जा सकते हैं, जो स्वचालित रूप से बैकअप सर्वर से सिंक हो जाएगा। कुछ लोग ‘ट्रेसोरिट‘ के ऐप डिजाइन और तीव्र गति की तारीफ करते हैं। लेकिन अधिक भंडारण क्षमता के कारण ‘सिंक‘ की लागत काफी कम है। चूंकि ‘सिंक‘ और ‘ट्रेसोरिट‘, दोनों की सेवाएं मुफ्त मिलती है। इसलिए बेहतर होगा कि आप दोनों को आजमाकर खुद निर्णय लें कि आपके लिए कौन बेहतर है।

क़ीमत: पांच जीबी तक मुफ्त उपलब्ध है। दो से अधिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक टीबी स्टोरेज के साथ बिजनेस प्लान मासिक पांच डॉलर प्रति उपयोगकर्ता की दर से शुरू होता है।

भाषा: यह केवल अंग्रेजी में उपलब्ध है। इसका डेटा भंडारण कनाडा में स्थित है, लेकिन इसकी सेवाएं दुनिया भर में उपलब्ध है।

Tresorit

ट्रेसोरिट: यह खुद को ‘एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड सेवा‘ बताता है। इसमें फाइलें ट्रेसोरिट के सर्वर पर अपलोड होने के लिए आपके डिवाइस को छोड़ने से पहले ‘एन्क्रिप्ट‘ की जाती हैं। वहां उन्हें संग्रहित या सिंक किया जाता है। फिर प्राप्तकर्ताओं को एन्क्रिप्टेड फाइलों के रूप में साझा किया जाता है। यह तकनीक किसी कंपनी को फाइलों की सामग्री तक पहुंचने नहीं देती है। ड्रॉपबॉक्स से यह एक महत्वपूर्ण अंतर है। विभिन्न प्रकार के शुल्क के भुगतान के आधार पर उच्च स्तरीय नियंत्रण की सुविधा है। इसमें पासवर्ड की सुरक्षा करने वाली फाइलें और फाइलों को डाउनलोड करने की संख्या को सीमित करना भी शामिल है। ‘ट्रेसोरिट‘ का डेटा संग्रहण स्थान स्विट्जरलैंड में है, जहां अत्यधिक कड़े गोपनीयता कानून हैं। यह उच्च सुरक्षा आवश्यकताओं वाले उपयोगकर्ताओं के लिए काफी लाभदायक है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एन्क्रिप्शन प्रक्रिया आमतौर पर अपलोड और डाउनलोड को अनएन्क्रिप्टेड साइट की तुलना में अधिक समय लेती है।

क़ीमत: तीन जीबी का निःशुल्क स्टोरेज उपलब्ध है। एक टीबी स्टोरेज क्षमता के साथ बेसिक बिजनेस प्लान का मासिक शुल्क 14.50 डॉलर प्रति उपयोगकर्ता है। इसकी मूल व्यक्तिगत योजना का शुल्क मासिक 10.42 डॉलर है जिसमें 500 जीबी स्टोरेज शामिल है। ‘ट्रेसोरिट‘ मानवाधिकार संगठनों, मीडिया और अन्य गैर-लाभकारी संगठनों के साथ सहयोग करता है, और गैर-लाभकारी छूट प्रदान करता है।

भाषा: अंग्रेजी, स्पेनिश, फ्रेंच, जर्मन और हंगेरियन।

Backblaze

बैकब्लेज: ड्रॉपबॉक्स, सिंक और अन्य साइटें क्लाउड बैकअप के अलावा फाइल शेयरिंग की सुविधा प्रदान करती हैं। लेकिन यदि केवल ऑफसाइट फाइल बैकअप रखना आपकी प्राथमिकता है, तो ‘बैकब्लेज‘ सबसे आसान और किफायती विकल्प है। यह व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और संगठनों दोनों के लिए उपयोगी है। इसमें निर्दिष्ट फोल्डरों और निर्देशिकाओं के नियमित स्वचालित बैकअप को शेड्यूल करना आसान है। इसमें दो सेवाएं हैं- स्वचालित बैकअप और उनका बी-2 एंटरप्राइज-स्केल क्लाउड स्टोरेज। यह अमेजॅन एस-3 के अनुरूप है और बड़ी मात्रा में मीडिया संपत्ति वाली कंपनियों के लिए उपयोगी है। इसके बैकअप संस्करण एक निश्चित प्रति-उपयोगकर्ता दर के साथ उपलब्ध है। इसमें एक व्यक्ति द्वारा बैकअप किए जा सकने वाले डेटा की मात्रा की कोई सीमा नहीं है। इसके क्लाउड स्टोरेज विकल्प में 10 जीबी तक मुफ्त स्टोरेज शामिल है। आपके पास कितना डेटा है और जिस आवृत्ति के साथ उपयोगकर्ता अपलोड और डाउनलोड करते हैं, उसके आधार पर भुगतान किया जाता है। इसकी बैकअप सेवा ट्रांजिट में और कंपनी के सर्वर पर डेटा को एन्क्रिप्ट करती है। इसमें बी-2 के लिए विभिन्न सुरक्षा विकल्प उपलब्ध हैं।

क़ीमत: बैकअप के लिए प्रति उपयोगकर्ता मासिक छह डॉलर अथवा वार्षिक 60 डॉलर। क्लाउड स्टोरेज के लिए मात्रा के आधार पर।

भाषा: यह केवल अंग्रेजी में दुनिया भर में उपलब्ध है।

WeTransfer

वीट्रांसफर: बड़ी फाइलों (2 जीबी तक) के मुफ्त एकमुश्त स्थानांतरण के लिए यह सबसे तेज और आसान सेवा है। किसी फाइल या फोल्डर को सिर्फ खींचकर छोड़ दें और उसके अपलोड होने की प्रतीक्षा करें, फिर उसका एक लिंक भेज दें। इसका भुगतान किया गया संस्करण उपयोगकर्ताओं को 20 जीबी तक भेजने की सुविधा देता है। इसमें एक टीबी क्लाउड स्टोरेज शामिल है।

क़ीमत: यह निशुल्क है। इसका भुगतान संस्करण मासिक 12 डॉलर शुल्क पर उपलब्ध है।

भाषा: अंग्रेजी, डच, इतालवी, फ्रेंच, जर्मन, स्पेनिश, पुर्तगाली, तुर्की, नॉर्वेजियन, डेनिश और स्वीडिश।