बिजनेस टूल्स – अध्याय 1: प्रशासन एवं प्रबंधन

प्रशासन और प्रबंधन

(Administration and Management)

सामान्य संगठन, परियोजना प्रबंधन और समय-निर्धारण के लिए दुनिया भर में काफी उपकरण मौजूद हैं। अगर आपका मीडिया संगठन छोटे या मध्यम आकार का हो, तो गूगल और माइक्रोसॉफ्ट के उत्पाद आपको महंगे लग सकते हैं। लेकिन उनके उत्पादों में सारी सुविधाएं एक साथ उपलब्ध होने के कारण आपके समय और ऊर्जा की काफी बचत हो सकती है। खासकर जब आपके पास कोई समर्पित आईटी टीम नहीं हो।

सामान्य कार्यालय उपकरण और अनुप्रयोग

Adobe Scan

एडोब स्कैन: किसी दस्तावेज को आसानी से स्कैन करना हो, तो एंड्रॉइड और आईओएस दोनों के लिए मुफ्त एडोब स्कैन ऐप सबसे अधिक सुविधाजनक है। यह इमेज को पीडीएफ या जेपीईजी में बदल सकता है। इसमें ईमेल पते और फोन नंबरों की पहचान के लिए बुनियादी ओसीआर करने, आसानी से दस्तावेज हस्ताक्षर करने और क्लाउड पर फाइलें अपलोड करने की अच्छी सुविधा है।

क़ीमत: निशुल्क

भाषा:  यह अनेक भाषाओं में उपलब्ध  है।

Etherpad

ईथरपैड : यह एक ‘फ्री एंड ऑपेन सोर्स सॉफ्टवेयर‘ है। यह वेब-आधारित सहयोगी संपादन उपकरण है।  यह ‘गूगल डॉक्स‘ की तरह काम करता है। इसकी विशेषताओं में एक WYSIWYG editor, विभिन्न प्रारूप में अपलोड और डाउनलोड करने की सुविधा, एक चैट साइडबार, संपादन का इतिहास दिखाने वाली एक टाइमलाइन इत्यादि शामिल है। अधिक सुविधाओं के लिए आप किसी स्थानीय सर्वर पर ईथरपैड प्रोग्राम (इसे ‘इंस्टेंस‘ के नाम से जाना जाता है) स्थापित कर सकते हैं। सामान्य उपयोगकर्ता इसमें से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं। इन पब्लिक इन्सटेंसेस की कुछ सीमाएँ हो सकती हैं। जैसे, पैड के भंडारण की समय सीमा। यदि कोई लेखक गुमनाम रहना या अपना आईपी पता छुपाना चाहे, तो इसका उपयोग किया जा सकता है।

क़ीमत: निशुल्क

भाषा:  यह  105 भाषाओं में उपलब्ध  है।

Google Workspace

गूगल वर्कस्पेस: पहले इसका नाम जीसूइट (Gsuite) था। यह आपको गूगल के क्लाउड-आधारित उपकरणों की पूरी श्रृंखला का उपयोग करने की सुविधा देता है। इसमें ईमेल, कैलेंडर, वर्ड प्रोसेसिंग, वीडियो कॉल, सीमित क्लाउड स्टोरेज इत्यादि शामिल हैं। इस सेवा के लिए उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर मासिक शुल्क देना पड़ता है। व्यक्तिगत उपयोगकर्ता अपने खातों से साइन अप करके इन सेवाओं का निशुल्क उपयोग कर सकते हैं। ऐसे में उन्हें “@yourorganization”  डोमेन के साथ ईमेल पता रखने की सुविधा नहीं मिलेगी।

भुगतान आधारित उपयोगकर्ताओं के लिए गूगल ने अपने ‘गूगल मीट‘ टूल में भी काफी महत्वपूर्ण बदलाव किए हैं। यह अब जूम जैसी कई सुविधाएँ प्रदान करता है। जैसे- मल्टिपल व्यू, कॉल एन्क्रिप्शन, ब्रेकआउट रूम। हालांकि, लोगों का कहना है कि ऑफलाइन उपयोग के दौरान ‘गूगल वर्कस्पेस‘ ऐप्स भरोसेमंद नहीं हैं। इसलिए जहां अच्छा इंटरनेट कनेक्शन न हो, उन स्थानों के लिए यह आदर्श नहीं है।

Google News Initiative  के माध्यम से न्यूजरूम के लिए काफी उपयोगी टूल प्रदान किया गया है। इसके Subscribe with Google और Journalist Studio जैसे उपकरण काफी उपयोगी हैं। इनमें काफी आसानी से कार्यान्वयन की सुविधा है।

लागत: इसकी सेवाएं प्रति व्यक्ति मासिक लगभग छह डॉलर से शुरू होती हैं। गैर-लाभकारी और स्वयंसेवी संगठनों के लिए इसका निम्न संस्करण मुफ्त है।

भाषा: इसमें भाषाओं की व्यापक श्रेणी उपलब्ध है।

LibreOffice

लिब्रे ऑफिस: यह ‘ओपनऑफिस‘ का उत्तराधिकारी है। यह भी एक ‘फ्री एंड ऑपेन सोर्स सॉफ्टवेयर‘ है। इसे ‘एमएस ऑफिस‘ के समकक्ष समझा जाता है। इसमें वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट, प्रेजेंटेशन, बेसिक डेटाबेस, डायग्राम और फॉर्मूला क्रिएशन टूल्स इत्यादि शामिल हैं। हालांकि कुछ लोग ‘लिब्रे ऑफिस‘ को खराब समझते हैं। लेकिन गूगल सर्च के एक फीडबैक में उपयोगकर्ताओं ने इसकी खासियत बताई है। यह एक ऐसा ऑपेन सोर्स उपकरण है, जो पूरी तरह से ‘ऑफलाइन‘ है। इसका कोई क्लाउड घटक नहीं है। इसलिए यह ऐसे न्यूजरूम में उपयोग के लिए आदर्श है, जिन्हें अपने डेटा की सुरक्षा की चिंता हो। यह बगैर इंटरनेट कनेक्शन वाले कंप्यूटरों के लिए काफी उपयोगी है। समय के साथ इसके उत्पाद में सुधार जारी है। कई भाषाओं में इसके बारे में काफी उत्कृष्ट दस्तावेज उपलब्ध  हैं।

क़ीमत: यह निशुल्क  है।

भाषा: यह दर्जनों भाषाओं में उपलब्ध है।

Microsoft 365

माइक्रोसॉफ्ट 365:  इसकी सदस्यता लेने पर आपको वर्ड और एक्सेल, वनड्राइव क्लाउड स्टोरेज, शेयरपॉइंट फाइल शेयरिंग, ईमेल, कैलेंडर सेवाओं आदि अनुप्रयोगों की सुविधा मिलती है। इसकी सबसे सस्ती सदस्यता में ईमेल और कैलेंडर खाते और वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट के ऑनलाइन संस्करणों की सुविधा मिलती है। आप उन तीन वेब-आधारित अनुप्रयोगों का उपयोग और सहयोग करने के लिए मुफ्त खाते भी बना सकते हैं।  लेकिन उसमें अतिरिक्त व्यावसायिक सुविधाएं नहीं मिलेंगी। कोई व्यक्तिगत उपयोगकर्ता एकमुश्त शुल्क देकर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का ऑफलाइन संस्करण भी खरीद सकता है।

क़ीमत: व्यावसायिक संगठनों के लिए इसकी सेवाएं प्रति व्यक्ति मासिक पांच डॉलर से शुरू होती हैं। गैर-लाभकारी एवं स्वयंसेवी संगठनों के लिए कुछ छूट है।

भाषा – यह 40 से अधिक भाषाओं में उपलब्ध है।

ProtonMail

प्रोटॉनमेल: स्विस स्थित प्रोटॉनमेल सुरक्षित वेबमेल सेवाएं प्रदान करता है। इसके ईमेल ट्रांजिट में एन्क्रिप्ट किए जाते हैं और प्रोटॉनमेल के सर्वर पर संग्रहित होते हैं। यह OpenPGP एन्क्रिप्शन का उपयोग करता है। यह एक लोकप्रिय ईमेल एन्क्रिप्शन मानक है जिसे स्थापित करना गैर-तकनीकी उपयोगकर्ताओं के लिए मुश्किल हो सकता है। लेकिन प्रोटॉनमेल में आपको बस साइन-अप करना है।

इसमें ईमेल के ‘सब्जेक्ट लाइन‘ एन्क्रिप्टेड नहीं हैं। केवल प्रोटॉनमेल खातों के बीच भेजे जाने पर ही ईमेल एन्क्रिप्ट किए जाते हैं। हालाँकि, यदि आप अन्य बाहरी खातों में ईमेल भेज रहे हैं, तो उसे पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं और अन्य एन्क्रिप्टेड चैनलों के माध्यम से पासवर्ड भेज सकते हैं। प्रोटॉनमेल आपको संपर्कों को संग्रहित करने, संग्रहित ईमेल को स्वतः डिलीट करने की तिथियां निर्धारित करने, बीटा में एक कैलेंडर फंक्शन प्रदान करने की सुविधा देता है। जल्द ही ‘गूगल ड्राइव‘ की तरह ‘प्रोटॉन ड्राइव‘ की सुविधा भी आने वाली है। प्रोटॉनमेल में एंड्रॉइड और आईओएस ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए ऐप हैं। इसे थंडरबर्ड जैसे ईमेल क्लाइंट के साथ भी इस्तेमाल किया जा सकता है।

क़ीमत: व्यावसायिक सेवाएं वार्षिक सदस्यता के साथ प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह 7.60 डॉलर से शुरू होती हैं। इसमें @yourdomain.com  ईमेल पते की सुविधा मिलती है। मुफ्त व्यक्तिगत खातों के लिए 500 एमबी संग्रहण क्षमता की सुविधा उपलब्ध है।

भाषा: यह 26 भाषाओं में उपलब्ध है।

सहयोग और परियोजना प्रबंधन

(Collaboration and Project Management)

Airtable

एयरटेबल: यह खुद को ‘डेटाबेस की शक्ति के साथ स्प्रेडशीट‘ कहता है। आप डेटा को स्प्रेडशीट जैसे रूपों में व्यवस्थित कर सकते हैं। अलग-अलग सेल और कॉलम में चेकबॉक्स और फाइल अटैचमेंट जैसी गतिशील सुविधाएं भी जोड़ सकते हैं। यह परियोजनाओं को देखने के कई तरीके प्रदान करता है। इसमें ‘ट्रेलो‘ की तरह कैलेंडर दृश्य और बोर्ड/कार्ड दृश्य शामिल हैं। कुछ न्यूज रूम एयरटेबल का उपयोग संपादकीय कैलेंडर के रूप में करते हैं।

क़ीमत: मूल संस्करण के लिए प्रति उपयोगकर्ता दो जीबी स्टोरेज की सुविधा निशुल्क मिलती है। अतिरिक्त सुविधाओं के लिए दस डॉलर प्रति माह की दर पर प्लस संस्करण शुरू होता है। गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए 50 फीसदी की छूट है।

भाषा: यह केवल अंग्रेजी भाषा में उपलब्ध है।

Asana

आसना: इसमें ‘ट्रेलो‘ नामक एक दूसरे ‘परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर‘ जैसी कई समानताएं हैं। हालांकि इसमें अधिक सुविधाएं हैं। इसमें वर्कफ्लो देखने के अधिक तरीके शामिल हैं। इसमें एक साथ कई बोर्डों को देखने की क्षमता है, जो व्यक्तिगत कर्मचारियों के कार्यभार का प्रबंधन करने में उपयोगी है। इसमें अधिक बेहतर संदेश और अधिसूचना प्रणाली है। साथ ही, उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए कार्यों की रिपोर्ट बनाने की क्षमता, किसी उपयोगकर्ता को कार्य असाइन करने जैसी सुविधाएं हैं। विशिष्ट टीम की जरूरतों के आधार पर इनका उपयोग उचित है। अतिरिक्त सुविधाएं आपको लाभ पहुंचा सकती हैं या अनावश्यक जटिलताएं आ सकती हैं। इसलिए किसी एक सॉफ्टवेयर को तय करने से पहले दोनों का निःशुल्क परीक्षण करके अपनी जरूरत के अनुसार निर्णय लेना बेहतर होगा।

क़ीमत: यह  15 उपयोगकर्ताओं तक के मूल संस्करण के लिए निःशुल्क है। अतिरिक्त उपयोगकर्ताओं और सुविधाओं के लिए मासिक प्रति उपयोगकर्ता शुल्क 10.99 डॉलर प्रति व्यक्ति (बिल वार्षिक) प्रीमियम योजना से शुरू होता है।

भाषा: अंग्रेजी, फ्रेंच, जर्मन, पुर्तगाली, स्पेनिश और जापानी।

Doodle

डूडल: यह एक निःशुल्क मीटिंग शेड्यूलिंग टूल है। यह मीटिंग में उपस्थित लोगों का चयन करने और उनकी उपलब्धता निर्धारित करने की सुविधा देता है। यह गूगल कैलेंडर और iCal के साथ समन्वय करता है। इसमें टाइम जोन रूपांतरण की सुविधा होने के कारण अंतर्राष्ट्रीय मीटिंग शेड्यूल करने में उपयोगी है।

क़ीमत: यह निशुल्क  है। इसका सशुल्क संस्करण विज्ञापन मुक्त है।

भाषा: जर्मन, अंग्रेजी, स्पेनिश, फ्रेंच, इतालवी, डच, डेनिश, रूसी और फिनिश।

Monday

मंडे: यह काफी स्पष्ट वर्कफ्लो विजुअलाइजेशन पर जोर देता है। उपयोगकर्ता विभिन्न शैलियों और टेम्पलेट्स में से चयन कर सकते हैं, या अपना बना सकते हैं। यह सॉफ्टवेयर आसानी से कॉन्फिगर करने योग्य ऑटोमेशन का दावा करता है। जैसे,एक निश्चित बेंचमार्क मिलने पर किसी प्रोजेक्ट की स्थिति बदलना, या निश्चित दिनों और समय पर रिमाइंडर सेट करना। अन्य टूल और सेवाओं के साथ एकीकरण की सुविधा भी है। जैसे, ईमेल मार्केटिंग सॉफ्टवेयर या सोशल मीडिया मैनेजमेंट टूल्स। यह मुख्यतः ‘परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर‘ है। लेकिन यह सीआरएम या ‘दाता प्रबंधन मंच‘ के रूप में भी कार्य कर सकता है।

क़ीमत: यह दो उपयोगकर्ताओं तक के लिए निशुल्क है। दो से अधिक उपयोगकर्ता होने पर मूल संस्करण मासिक आठ डॉलर प्रति उपयोगकर्ता की दर से शुरू होता है। गैर-लाभकारी और स्वयंसेवी संगठनों को दी जाने वाली छूट और निःशुल्क सेवाएं भी उपलब्ध हैं।

भाषा: अंग्रेजी, चीनी, स्पेनिश, फ्रेंच, जर्मन, पुर्तगाली, डच, इतालवी, रूसी, कोरियाई, स्वीडिश, तुर्की और जापानी।

Notion

नोशन: यह एक संपूर्ण उत्पादकता वाला सॉफ्टवेयर है, जिसे ऑल-इन-वन कहा जा सकता है। इसमें तीन प्रमुख विशेषताएं शामिल हैं- एक विकी, एक परियोजना और कार्य प्रबंधन उपकरण, और साझा दस्तावेज बनाने और संग्रहित करने के लिए एक स्थान, जिसे वास्तविक समय में सहयोगी रूप से संपादित किया जा सकता है। नोशन का उपयोग कर्मचारी पुस्तिका रखने, आंतरिक संसाधन मार्गदर्शिकाएँ बनाने, मीटिंग मिनट आयोजित करने या परियोजना की स्थिति के लिए एक बोर्ड समयरेखा बनाने के लिए किया जा सकता है। इसमें दृश्य और प्रदर्शन के लिए कई विकल्प हैं। इनमें से सभी को ड्रैग-एंड-ड्रॉप के साथ पुनः कॉन्फिगर किया जा सकता है। इसमें सभी सामग्री को भी टैग किया जा सकता है, जिससे आसान खोज और ब्राउजिंग की अनुमति मिलती है।

क़ीमत: इसका निशुल्क व्यक्तिगत प्लान उपलब्ध है। टीम के लिए यह मासिक आठ डॉलर प्रति व्यक्ति से शुरू होता है। गैर-लाभकारी और स्वयंसेवी संगठनों को अभी 50 फीसदी छूट भी मिलेगी।

भाषा: अंग्रेजी और कोरियाई।

Trello

ट्रेलो: यह एक साधारण कार्ड-आधारित संगठनात्मक उपकरण है। इसके एकल ‘बोर्ड‘ में परियोजनाओं के विभिन्न संभावित चरणों के लिए कॉलम शामिल होते हैं। जैसे- ‘आरंभ करने के लिए तैयार‘, ‘प्रगति में‘, और ‘पूर्ण‘। प्रत्येक कार्य के लिए उपयोगकर्ता कार्ड बनाते हैं, और उन्हें कॉलम में क्षैतिज रूप से तब तक ले जाते हैं जब तक वे पूर्ण नहीं हो जाते। प्रत्येक कार्ड में टिप्पणियां और फाइल संलग्नक शामिल हो सकते हैं।

क़ीमत: यह  10 बोर्ड तक की बुनियादी कार्यक्षमता के लिए निशुल्क  है। 100 लोगों तक की टीम के लिए प्रति उपयोगकर्ता मासिक दस डॉलर शुल्क है। गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए 75 फीसदी छूट है।

भाषा: यह 20 भाषाओं में उपलब्ध है।

Zapier

जैपियर: यह विभिन्न वेब ऐप्स और सेवाओं के बीच कनेक्शन को स्वचालित करता है। इसमें उपयोगकर्ता एक ‘जैप‘ बनाता है जिसमें एक ट्रिगर ईवेंट और स्वचालित वर्कफ्लो चरण होते हैं। जैपियर उस उपयोगकर्ता का ईमेल पता जोड़ सकता है जो एक मेलचिम्प संपर्क सूची में टाइपफॉर्म पर एक फॉर्म पूरा करता है। यह किसी विशिष्ट पते पर एक ईमेल भेज सकता है और ड्रॉपबॉक्स में एक फाइल को अपलोड करने के बाद ट्रेलो में ‘पूर्ण‘ कॉलम में एक कार्य को स्थानांतरित कर सकता है। जैपियर 3000 से अधिक विभिन्न ऐप्स के बीच कनेक्शन प्रदान करता है। हालांकि कुछेक के साथ लागत जुड़ी हैं। सीमित संख्या में जैप मुफ्त हैं और छोटे संगठनों के लिए उपयोगी हो सकते हैं। जैपियर की व्यावसायिक सेवाएं महंगी है।

क़ीमत: प्रति माह 5 जैप और 100 ‘कार्य‘ निशुल्क हैं। व्यावसायिक सेवा के लिए मासिक 299 डॉलर शुल्क है। गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए कुछ छूट उपलब्ध है।

भाषा: इस ऐप में किसी भी ट्रिगर या क्रिया के बाद अनुवाद की क्षमता है, जिसमें लगभग 100 भाषाएँ शामिल हैं।