Chapitre 1 Administration et gestion

Il existe une multitude de plates-formes et d’outils destinés à l’organisation générale, la gestion de projet et la planification. Même si le coût des produits Google et Microsoft peut augmenter selon la taille de votre organisation, puisqu’ils sont tout-en-un, ils vous permettent de réaliser des économies de temps considérables tout en déployant moins d’efforts, surtout si vous ne disposez pas d’une équipe informatique dédiée en interne.

Outils et applications bureautiques

Adobe Scan

Pour capturer des documents en déplacement, l’application Adobe Scan gratuite pour Android et iOS offre aux utilisateurs la plupart des fonctionnalités dont ils ont besoin : elle convertit des images au format PDF ou JPEG, permet la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour identifier les adresses de messagerie et les numéros de téléphone, la signature de documents, puis le transfert de fichiers dans le cloud.

Prix : Gratuit

Langues : Plusieurs

Etherpad

Etherpad est un outil d’édition collaboratif web en sources ouvertes très semblable à Google Docs. Il intègre un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get, tel écran – tel écrit), des fonctions de chargement et de téléchargement dans divers formats, une barre latérale pour les chats, une chronologie indiquant l’historique des modifications, etc. Les utilisateurs expérimentés peuvent installer une copie locale du programme Etherpad (également appelée une “instance”) sur un serveur alors que les autres peuvent utiliser une instance accessible au public. Les instances publiques peuvent présenter des limitations, notamment une durée limitée de stockage du pad. L’instance disponible sur pad.riseup.net est un service caché du réseau Tor qui peut donc être utilisée par un auteur souhaitant rester anonyme ou masquer son adresse IP.

Prix : Gratuit

Langues : 105 langues disponibles

Google Workspace

Google Workspace, anciennement appelé GSuite, permet à une organisation d’implémenter la gamme complète des outils cloud de Google, notamment le mail, le calendrier, le traitement de texte, les appels vidéo, le stockage cloud limité, et bien plus. Le service est facturé tous les mois en fonction du nombre d’utilisateurs. Les particuliers peuvent s’inscrire pour obtenir un compte personnel leur permettant d’utiliser gratuitement ces services, sans toutefois bénéficier d’une adresse de messagerie personnalisée et de domaines de type “@votreentreprise.fr”. Pour les utilisateurs qui paient pour le service, Google a considérablement amélioré son outil Google Meet qui propose désormais autant de fonctionnalités que Zoom, notamment des vues multiples, le chiffrement des appels et des salles de petits groupes. Toutefois, les utilisateurs signalent que les applications de Google Workspace sont parfois peu fiables hors connexion. Ce n’est donc pas l’outil le plus adapté si les connexions internet ne sont pas fiables. Via Google News Initiative, le géant de la technologie propose des outils qui facilitent le travail dans les salles de rédaction, tels que le service Subscribe with Google qui permet d’implémenter facilement des services d’abonnement, et la suite d’outils Journalist Studio.

Prix : Prix de départ de 6$ par personne, par mois. La formule de base est gratuite pour les organisations à but non lucratif et les organisations non gouvernementales.

Langues : Plusieurs

LibreOffice

LibreOffice, qui succède à “OpenOffice”, est l’équivalent en sources ouvertes et gratuit le plus connu de MS Office. Il inclut un traitement de texte, un tableur, un module de présentation, une base de données élémentaire et des outils de génération de diagrammes et de formules. Toutefois, la question “Pourquoi LibreOffice ne répond pas ?” qui apparaît en deuxième position en saisie automatique si vous lancez une recherche dans Google est très révélatrice de l’opinion des utilisateurs de cet outil. Cela dit, LibreOffice est un outil en sources ouvertes utilisé hors connexion (aucun composant cloud) parfaitement adapté aux salles de rédaction soucieuses de garantir la sécurité des informations. Il propose également les meilleures applications destinées aux ordinateurs non connectés à internet et isolés physiquement. Le produit ne cesse de s’améliorer au fil du temps et fait l’objet d’une documentation bien fournie disponible dans plusieurs langues.

Prix : Gratuit

Langues : Plusieurs. Voir https://www.libreoffice.org/community/nlc

Microsoft 365

Les utilisateurs qui s’abonnent à Microsoft 365 ont accès aux applications Word et Excel, au stockage cloud de OneDrive, au partage de fichiers via SharePoint, aux services de messagerie et de calendriers, etc. Avec l’abonnement au prix le plus abordable, les utilisateurs bénéficient de comptes de messagerie et de calendrier et ont accès aux versions en ligne de Word, Excel et Powerpoint. Les particuliers peuvent également créer des comptes gratuits pour utiliser ces trois applications web qui leur permettent de collaborer, sans bénéficier toutefois des fonctionnalités supplémentaires réservées aux entreprises. Une version hors connexion et payante de Microsoft Office est également disponible pour les particuliers, moyennant un paiement unique.

Prix : Le prix de la formule de base de Microsoft 365 pour les entreprises est de 5$ par personne et par mois, dans le cadre d’un abonnement annuel, et une remise est accordée aux organisations à but non lucratif/organisations non gouvernementales/organisations caritatives.

Langues : Plus de 40. Vous pouvez consulter ce lien.

ProtonMail

Le logiciel suisse ProtonMail propose des services de messagerie web sécurisés. Les mails sont chiffrés en transit et lorsqu’ils sont stockés sur les serveurs ProtonMail. ProtonMail fait appel au chiffrement OpenPGP, une norme populaire de chiffrement de mails qui peut être difficile à paramétrer pour les utilisateurs sans expérience technique. En revanche, pour utiliser ProtonMail, il vous suffit de créer un compte. Notez que l’objet des mails n’est pas chiffré et que leur contenu ne l’est que s’ils sont échangés entre deux comptes ProtonMail. Si toutefois vous envoyez un message à un compte non ProtonMail, vous pouvez le protéger par mot de passe et envoyer le mot de passe via d’autres canaux chiffrés. ProtonMail permet également de stocker des contacts, de définir des dates d’autodestruction des mails archivés, propose une fonction bêta de calendrier et va bientôt déployer ProtonDrive, un outil équivalent à Google Drive. ProtonMail intègre des applications pour les systèmes d’exploitation Android et iOS et peut également être utilisé avec des clients de messagerie comme Thunderbird.

Prix : Le prix de départ des plans pour les entreprises (avec adresses de messagerie @votredomaine.com) est de 6,25€ par utilisateur, par mois (7,60$) pour un abonnement annuel. Les comptes gratuits pour les particuliers incluent un stockage de 500 Mo.

Langues : 26 langues disponibles

Collaboration et gestion de projet

Airtable

Airtable se présente comme une application “semblable à un tableur, mais aussi puissante qu’une base de données”. Les utilisateurs peuvent organiser les données dans des formulaires semblables à des feuilles de calcul avec la possibilité d’ajouter des fonctionnalités dynamiques, comme des cases à cocher et des fichiers, à des cellules et des colonnes. Elle propose plusieurs mode d’affichage des projets, et notamment une vue de calendrier et de tableau/carte semblable à celle de Trello, son concurrent. Certaines salles de rédaction utilisent Airtable comme un calendrier rédactionnel (exemple).

Prix : Version de base gratuite (2 Go de stockage par utilisateur) et 10$ par mois pour la version Plus qui propose des fonctionnalités supplémentaires. Une remise de 50 % est accordée aux organisations à but non lucratif.

Langue : Anglais uniquement

Asana

Asana ressemble beaucoup à Trello, un autre logiciel de gestion de projet, bien qu’il présente davantage de gadgets. Il propose des fonctions supplémentaires d’affichage des workflows, et notamment l’affichage simultané de plusieurs tableaux pour faciliter la gestion des charges de travail de chaque employé, un système de messagerie et de notification plus robuste et la possibilité de créer des rapports des tâches créées par un utilisateur et de celles qui lui sont attribuées. Selon l’équipe qui utilise ce logiciel, les fonctionnalités supplémentaires peuvent aider les utilisateurs ou leur compliquer inutilement la tâche. Nous vous recommandons d’opter pour les versions d’essai gratuites des deux logiciels avant de choisir l’une ou l’autre.

Prix : Gratuit pour la version de base qui inclut 15 utilisateurs maximum. Le coût mensuel initial par utilisateur pour tout utilisateur supplémentaire est de 10,99$ par personne (facturé annuellement) dans le cadre du plan Premium.

Langues : Anglais, français, allemand, portugais, espagnol et japonais

Doodle

Doodle est un outil gratuit de planification de réunions qui permet aux utilisateurs de demander aux participants d’indiquer leur disponibilité. Il se synchronise avec Google Agenda et iCal et convertit les fuseaux horaires pour faciliter la planification des réunions internationales.

Prix : Gratuit. La version payante ne comporte pas de publicités.

Langues : Allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais, danois, russe et finnois

Monday

On reconnaît le style du logiciel Monday à ses vues claires, aux couleurs vives, des workflows. Les utilisateurs peuvent choisir de nombreux styles et modèles parmi ceux qui sont proposés, ou créer les leurs. Le logiciel propose des fonctions utiles d’automatisation faciles à configurer (notamment le changement de statut d’un projet lorsqu’un objectif a été atteint ou la configuration de rappels à des heures et jours spécifiques) et il s’intègre à d’autres outils et services, notamment les logiciels de marketing par mail ou les outils de gestion des réseaux sociaux. Même s’il est principalement considéré comme un logiciel de gestion de projet, Monday peut aussi servir de plate-forme de CRM (Customer Relationship Management, gestion de la relation client) ou de gestion des donateurs.

Prix : Gratuit pour 2 utilisateurs et, au-delà, le prix de départ de la formule de base est de 8$ par mois, par utilisateur. Remises (et éventuellement services gratuits) offertes aux organisations à but non lucratif et non gouvernementales.

Langues : Anglais, chinois, espagnol, français, allemand, portugais, néerlandais, italien, russe, coréen, suédois, turc et japonais

Notion

Notion est un logiciel de productivité tout-en-un qui intègre trois fonctionnalités clés : un wiki, un outil de gestion de projets et de tâches et un espace pour créer et stocker des documents partagés que vous pouvez modifier en temps réel en mode collaboratif. Notion permet d’héberger un manuel pour les employés, de créer des guides de ressources internes, d’organiser les comptes rendus des réunions ou de créer un calendrier sous forme de tableau pour indiquer le statut des projets. Le logiciel propose de nombreuses options pour les vues et les affichages que vous pouvez reconfigurer via la fonction glisser-déposer. Vous pouvez également baliser tous les contenus pour en faciliter l’exploration et la recherche.

Prix : Plan personnel gratuit et plan pour les équipes pour un prix de départ de 8$ par personne et par mois. Remise de 50 % accordée actuellement aux organisations à but non lucratif et non gouvernementales.

Langues : Anglais et coréen

Trello

Trello est un outil d’organisation simple qui fait appel à des cartes. Un “tableau” affiche des colonnes pour les diverses phases des projets (par exemple, “Prêt à démarrer”, “En cours” et “Terminé”). Les utilisateurs créent alors des cartes pour chaque tâche et les déplacent horizontalement dans les colonnes jusqu’à ce que les tâches soient terminées. Chaque carte peut comporter des commentaires et des pièces jointes.

Prix : Gratuit pour les fonctionnalités de base avec 10 tableaux maximum. Pour les équipes d’un maximum de 100 membres, le tarif mensuel est de 10$ par utilisateur et une remise de 75 % est accordée aux organisations à but non lucratif.

Langues : Disponible dans 20 langues

Zapier

Zapier automatise les connexions entres les divers services et applications web. Un utilisateur peut créer un “zap” qui comporte un événement de déclenchement et les étapes de workflow automatisées qui doivent s’ensuivre. Par exemple, Zapier peut ajouter à la liste de contacts MailChimp l’adresse de messagerie d’un utilisateur qui remplit un formulaire dans Typeform ou envoyer un mail à une adresse spécifique et transférer une tâche dans la colonne “Terminé” dans Trello lorsqu’un fichier est chargé dans Dropbox. Zapier peut connecter entre elles plus de 3 000 applications, mais certaines sont payantes. Alors qu’un nombre limité de zaps sont gratuits et doivent suffire aux petites organisations, le plan Zapier pour les entreprises est coûteux.

Prix : Gratuit avec 5 zaps et 100 “tâches” (itérations du processus de workflow) par mois. 299$ par mois pour les entreprises et remises accordées aux organisations à but non lucratif.

Langues : L’application permet d’insérer une étape de traduction après tous les déclencheurs ou actions et elle propose 100 langues.