Guia Ferramentas para Redações – Capítulo 1

Existem inúmeras plataformas e ferramentas para organização geral, gerenciamento de projetos e agendamento. Embora os custos de produtos do Google e da Microsoft possam aumentar dependendo do tamanho de sua organização, a natureza multifuncional de seus produtos pode se traduzir em uma enorme economia de tempo e esforço, especialmente quando você não tem uma equipe dedicada à TI.

Ferramentas e aplicativos gerais

Adobe Scan

Para captura de documentos em qualquer lugar, o aplicativo gratuito Adobe Scan para Android e iOS oferece a maioria dos recursos de que um usuário pode precisar: converte imagens em PDF ou JPEG, faz o reconhecimento ótico de caracteres para identificar endereços de e-mail e números de telefone, permite a assinatura de documentos de forma fácil e carrega arquivos para a nuvem.

Custo: Gratuito.

Idiomas: Vários disponíveis, inclusive português.

Etherpad

Etherpad é uma ferramenta de edição colaborativa baseada na web, gratuita e de código aberto, que funciona de forma muito semelhante ao Google Docs. Seus recursos incluem um editor com visualização em tempo real, upload e download em vários formatos, um chat na barra lateral, uma linha do tempo mostrando o histórico de edição e muito mais. Os usuários avançados podem instalar uma cópia do programa Etherpad (conhecida como uma “instância”) localmente em um servidor, enquanto outros podem usar uma das instâncias disponíveis publicamente. As instâncias públicas podem ter algumas limitações, como um limite de tempo para o armazenamento. A instância em pad.riseup.net é um serviço oculto do Tor, um software que proporciona a comunicação anônima e, como tal, pode ser usado nos casos em que um autor deseja permanecer anônimo ou ocultar seu endereço IP.

Custo: Gratuito.

Idiomas: 105 disponíveis, inclusive português.

Google Workspace

O Google Workspace, anteriormente GSuite, permite que uma organização implemente toda a variedade de ferramentas baseadas na nuvem do Google, que incluem e-mail, calendário, processamento de texto, chamadas de vídeo, armazenamento limitado na nuvem e muito mais. O serviço é tarifado mensalmente de acordo com o número de usuários. Usuários individuais sempre podem se inscrever em suas próprias contas para usar esses serviços gratuitamente, mas sem a capacidade de ter endereços de e-mail com domínios “@nomedaorganização”. Para usuários pagos, o Google também fez melhorias significativas em sua ferramenta Google Meet e agora oferece quase tantos recursos quanto o Zoom: múltiplas formas de visualização, criptografia de chamadas e salas simultâneas. No entanto, os usuários relatam que os aplicativos do Google Workspace podem não ser confiáveis ​​quando usados ​​off-line, portanto, pode não ser ideal para locais com conexões de internet não muito boas. Por meio da Google News Initiative, o gigante da tecnologia oferece ferramentas de apoio às redações, como o kit de ferramentas Assine com o Google, que permite a implementação fácil de serviços de assinatura, e o pacote de ferramentas Journalist Studio.

Custo: A partir de aproximadamente US$ 6 por pessoa, por mês; o nível mais básico é gratuito para organizações sem fins lucrativos e ONGs.

Idiomas: Ampla gama, inclusive alguns recursos em português .

LibreOffice

LibreOffice, o sucessor do “OpenOffice”, é o equivalente de código aberto e gratuito mais conhecido do Microsoft Office, incorporando processamento de texto, planilhas, apresentações, bancos de dados básicos e ferramentas de criação de diagramas  e fórmulas. No entanto, o fato de a pergunta “por que o LibreOffice é tão ruim?” aparecer como o segundo resultado de preenchimento automático em uma pesquisa do Google, pode indicar a opinião geral dos usuários sobre a ferramenta. Dito isso, o LibreOffice tem código aberto e é uma ferramenta totalmente offline (não há armazenamento em nuvem), o que o torna ideal para uso em redações com questões de segurança, e oferece o melhor conjunto de aplicativos para usar em ambientes não conectados à Internet, ou computadores “air-gapped”, fisicamente isolados. O produto continua a melhorar com o tempo e tem uma excelente documentação em vários idiomas.

Custo: Gratuito.

Idiomas: Dezenas, inclusive português, consulte https://www.libreoffice.org/community/nlc

Microsoft 365

Uma assinatura do Microsoft 365 dá aos usuários acesso a aplicativos como Word e Excel, armazenamento em nuvem OneDrive, compartilhamento de arquivos do SharePoint, serviços de e-mail, calendário e muito mais. A assinatura mais acessível fornece aos usuários contas de e-mail, calendário e acesso a versões online do Word, Excel e PowerPoint. Indivíduos também podem criar contas gratuitas para usar e colaborar nesses três aplicativos baseados na web, mas sem os recursos de negócios adicionais. Uma versão offline do Microsoft Office também pode ser adquirida para um usuário individual por uma taxa única.

Custo: Microsoft 365 for Business começa em US$ 5 por pessoa, por mês – com assinatura anual – para o nível básico; com desconto para organizações sem fins lucrativos/ONGs/instituições de caridade.

Idiomas: Mais de 40, inclusive português, consulte https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/international-availability

ProtonMail

O ProtonMail, com sede na Suíça, oferece serviços de webmail seguros. Os e-mails são criptografados em trânsito e ao serem armazenados nos servidores do ProtonMail. ProtonMail usa criptografia OpenPGP, um padrão popular de criptografia de e-mail que pode ser difícil de ser configurado por usuários sem conhecimentos técnicos – mas com ProtonMail, tudo que você precisa fazer é se cadastrar. É importante observar que os campos de assunto não são criptografados e que os e-mails só são criptografados quando enviados entre duas contas ProtonMail. No entanto, se estiver enviando uma mensagem para um endereço externo, você pode proteger a mensagem com senha e enviar a senha por meio de outros canais criptografados. ProtonMail também permite que você armazene contatos, defina datas de autodestruição para e-mails arquivados, oferece uma função de calendário em beta e em breve lançará o ProtonDrive, um equivalente do Google Drive. ProtonMail tem aplicativos para os sistemas operacionais Android e iOS e também pode ser usado com clientes de e-mail como o Thunderbird.

Custo: Planos de negócios (que permitem endereços de e-mail @nomedaempresa.com) começam em € 6,25 por usuário, por mês, com assinatura anual); contas individuais gratuitas incluem 500 MB de armazenamento.

Idiomas: 26 idiomas disponíveis, inclusive português.

Colaboração e gerenciamento de projetos

Airtable

Airtable se descreve como tendo “a familiaridade de uma planilha com o poder de um banco de dados”. Os usuários podem organizar dados em formatos semelhantes a planilhas, mas podem adicionar recursos dinâmicos como caixas de seleção e anexos de arquivo a células e colunas individuais. Ele oferece várias maneiras de visualizar projetos, incluindo uma visualização de calendário e uma visualização de quadro/cartão comparável ao rival Trello. Algumas redações usam Airtable como calendário editorial (exemplo aqui, em inglês).

Custo: Gratuito para a versão básica (2 GB de armazenamento por usuário), funcionalidades adicionais começam com a versão Plus de US$ 10 por mês. Há um desconto de 50% para organizações sem fins lucrativos.

Idioma: Somente inglês.

Asana

O Asana tem muitas semelhanças com o Trello, outro software de gerenciamento de projetos, embora tenha mais recursos. Ele apresenta mais maneiras de visualizar fluxos de trabalho – incluindo a capacidade de ver vários quadros simultaneamente, o que pode ajudar a gerenciar as cargas de trabalho de funcionários individuais – um sistema de mensagens e notificações mais robusto e a capacidade de criar relatórios das tarefas que um usuário criou ou que foram atribuídas a um usuário. Dependendo da equipe específica, os recursos adicionais podem beneficiar os usuários ou adicionar uma complexidade desnecessária. Recomendamos as versões de avaliação gratuitas de ambos os softwares antes de se comprometer com a implementação de um ou outro.

Custo: Gratuito para versão básica de até 15 usuários. A taxa mensal para usuários e recursos adicionais começa com US$ 10,99 por pessoa (cobrado anualmente) no plano Premium.

Idiomas: Português, inglês, francês, alemão, espanhol e japonês.

Doodle

Doodle é uma ferramenta gratuita de agendamento de reuniões que permite aos usuários fazer uma enquete para os participantes da reunião e determinar sua disponibilidade. Ele sincroniza com o Google Calendar e iCal e inclui conversões de fuso horário, o que o torna útil para agendar reuniões internacionais.

Custo: Gratuito. A versão paga é livre de anúncios.

Idiomas: Alemão, inglês, espanhol, francês, italiano, holandês, dinamarquês, russo e finlandês.

Monday

Monday coloca grande ênfase em visualizações de fluxo de trabalho claras – os usuários podem escolher entre vários estilos e modelos, ou criar seus próprios. O software apresenta automações que podem ser configuradas com facilidade (como alterar o status de um projeto quando um determinado marco é alcançado ou definir lembretes em determinados dias e horários) e integração com outras ferramentas e serviços, como software de email marketing ou ferramentas de gerenciamento de mídia social. Embora seja listado principalmente como um software de gerenciamento de projetos, o Monday também pode funcionar como um aplicativo de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM, na sigla em inglês) ou como uma plataforma de gerenciamento de doações.

Custo: Gratuito para 2 usuários, o nível básico começa com US$ 8 por usuário, por mês. Descontos (e serviços potencialmente gratuitos) oferecidos a organizações sem fins lucrativos e ONGs.

Idiomas: Português, inglês, chinês, espanhol, francês, alemão, holandês, italiano, russo, coreano, sueco, turco e japonês

Notion

O Notion é um software de produtividade tudo-em-um que incorpora três recursos chave: uma wiki, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas e um espaço para criar e armazenar documentos compartilhados, que podem ser editados de forma colaborativa em tempo real. O Notion pode ser usado para abrigar um manual de funcionários, criar guias de recursos internos, organizar atas de reuniões ou criar um quadro de cronograma para o status de projetos. Ele tem muitas opções de visualizações e exibições, todas as quais podem ser reconfiguradas com o recurso arrastar e soltar. Todo o conteúdo também pode ser etiquetado, permitindo pesquisa e navegação fáceis.

Custo: Plano pessoal gratuito disponível; os planos de equipe começam em US$ 8 por pessoa, por mês; desconto de 50% oferecido a organizações sem fins lucrativos e ONGs.

Idiomas: Inglês e coreano.

Trello

Trello é uma ferramenta organizacional simples baseada em cartões. Um único “quadro” inclui colunas para as diferentes fases possíveis dos projetos (como “Pronto para iniciar”, “Em andamento” e “Concluído”); os usuários então fazem cartões para cada tarefa, movendo-os horizontalmente pelas colunas até que estejam concluídos. Cada cartão pode incluir comentários e anexos de arquivo.

Custo: Gratuito para funções básicas de até 10 quadros. Para equipes de até 100 pessoas, há uma taxa de US$ 10 mensais, por usuário, com um desconto de 75% disponível para organizações sem fins lucrativos.

Idiomas: Disponível em 20 idiomas, inclusive português.

Zapier

Zapier automatiza conexões entre diferentes aplicativos e serviços da web. Um usuário cria um “zap” que consiste em um evento, que funciona como gatilho, e etapas de fluxo de trabalho automatizadas que devem ocorrer posteriormente. Por exemplo, Zapier pode adicionar o endereço de e-mail de um usuário que preenche um formulário no Typeform a uma lista de contatos do MailChimp, ou enviar um e-mail para um endereço específico e mover uma tarefa para a coluna “concluída” no Trello depois que um arquivo é carregado para o Dropbox. Zapier oferece conexões entre mais de 3.000 aplicativos diferentes, mas alguns têm custos associados. Embora um número limitado de zaps seja gratuito e possa ser útil para pequenas organizações, o plano de negócios de Zapier é caro.

Custo: Gratuito por 5 zaps e 100 “tarefas” (iterações do processo de fluxo de trabalho) por mês; US$ 299 por mês para empresas; desconto disponível para organizações sem fins lucrativos.

Idiomas: O aplicativo tem a capacidade de inserir uma etapa de tradução após qualquer gatilho ou ação, com mais de 100 idiomas cobertos.