Инструменты и приложения для офисной работы
Инструменты и приложения для офисной работы

Существует множество платформ и инструментов в помощь руководителям организаций для планирования и менеджмента проектов. Если организация достаточно велика, использование продуктов таких компаний, как Google или Microsoft, может обойтись дорого; однако благодаря их универсальности можно сэкономить много времени и усилий, особенно если у вас нет ИТ-отдела. (Примечание редактора: Узнайте, есть ли специальные предложения лицензионного программного обеспечения Google или Microsoft для неправительственных организаций в вашей стране).

Инструменты и приложения для офисной работы

Adobe Scan

Бесплатное приложение Adobe Scan для захвата и сканирования документов «на лету» доступно для Android и iOS. В нём предусмотрено множество функций, которые могут понадобиться пользователю: конвертация изображения в PDF или JPEG; базовое распознавание текста, помогающее вычленить адреса электронной почты и телефоны; возможность с легкостью подписывать документы и загружать файлы в облако.

Стоимость: бесплатно.

Языки: много.

Etherpad

Etherpad — это бесплатный веб-инструмент с открытым исходным кодом, предназначенный для совместного редактирования и во многом напоминающий Google Docs. Среди его функционала: редактор WYSIWYG, загрузка и скачивание в различных форматах, чат в боковой панели, временная шкала с историей редактирования, и многое другое. Опытные пользователи могут установить программу Etherpad на локальном сервере; можно также пользоваться одним из общедоступных экземпляров. На общедоступных экземплярах могут быть некоторые ограничения — например, ограниченное время хранения записей. Экземпляр по адресу pad.riseup.net — это скрытый сервис Tor, который можно использовать, когда автор желает остаться анонимным или скрыть свой IP-адрес.

Стоимость: бесплатно.

Языки: доступно 105.

Google Workspace

Google Workspace (ранее — GSuite) позволяет организации реализовать полный спектр облачных инструментов Google, включая электронную почту, календарь, текстовый редактор, видеозвонки, ограниченное облачное хранилище и многое другое. Ежемесячная стоимость зависит от количества пользователей. Отдельные пользователи могут регистрировать собственные учётные записи и пользоваться этим сервисом бесплатно, но в этом случае в электронном адресе после знака «@» не будет доменного имени организации. Для платных пользователей Google также значительно улучшил свой инструмент GoogleMeet, и теперь он предлагает почти те же функции, что и Zoom: несколько видов экрана, шифрование вызовов и комнаты для обсуждений. Однако, по словам пользователей, приложения Google Workspace не всегда надежны при использовании в автономном режиме, поэтому не совсем подходят для использования там, где нет стабильного подключения к Интернету. В рамках инициативы Google News Initiative технический гигант предлагает инструменты для поддержки новостных изданий, такие как Подписка через Google для легкой реализации функции подписки, и набор инструментов Journalist Studio.

Стоимость: от 6 долларов США на человека в месяц; бесплатный базовый уровень для некоммерческих и неправительственных организаций.

Языки: большое количество.

LibreOffice

LibreOffice, преемник OpenOffice, — это наиболее известный бесплатный эквивалент MS Office с открытым исходным кодом. В него входят: текстовый редактор, работа с электронными таблицами, презентациями, простыми базами данных, а также инструменты для создания диаграмм и формул. Как подсказывает автозаполнение в поисковой строке Google (запрос “Why is LibreOffice so bad?” — на втором месте по частоте), многие пользователи недовольны этим инструментом. Тем не менее, LibreOffice — полностью автономный инструмент (без облачного компонента) с открытым исходным кодом, он просто идеально подходит для использования в новостных редакциях, которые сталкиваются с угрозами безопасности, и предлагает лучший набор приложений без подключения к Интернету. Продукт продолжает совершенствоваться, и снабжён отличной документацией на нескольких языках.

Стоимость: бесплатно.

Языки: Десятки, см. https://www.libreoffice.org/community/nlc

Microsoft 365

Подписка на Microsoft 365 даёт пользователям доступ к таким приложениям, как Word и Excel, облачному хранилищу OneDrive, инструменту совместного использования файлов SharePoint, электронной почте, календарю и многому другому. В самом доступном варианте подписки пользователь получает учётную запись для пользования электронной почтой и календарем, а также онлайн-версиями Word, Excel и Powerpoint. Частные лица также могут создавать бесплатные учётные записи для самостоятельной и совместной работы в этих трёх веб-приложениях, но без дополнительных бизнес-функций. Автономную версию Microsoft Office для отдельного пользователя также можно приобрести за единовременную плату.

Стоимость: Microsoft 365 для бизнеса обходится в 5 долларов США на человека в месяц — при условии годовой подписки на базовый уровень; некоммерческим / неправительственным / благотворительным организациям предоставляется скидка.

Языки: более 40; см. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/international-availability

ProtonMail

Швейцарская компания ProtonMail предлагает услуги безопасной веб-почты. Электронные письма передаются и хранятся на серверах ProtonMail в зашифрованном виде. В ProtonMail используется шифрование OpenPGP — популярный стандарт шифрования электронной почты, который технически неподкованному пользователю настроить сложно, но для использования ProtonMail достаточно всего лишь зарегистрироваться. Важно отметить, что шифрование не распространяется на тему письма; кроме того, электронные письма шифруются только при отправке с одной учётной записи ProtonMail на другую. Однако, если вы отправляете сообщение за пределы ProtonMail, сообщение можно защитить паролем, а сам пароль отправить по другим зашифрованным каналам. ProtonMail также позволяет хранить контакты, устанавливать даты самоуничтожения для архивных писем, и предлагает функцию календаря в бета-версии; также можно использовать ProtonDrive, аналог Google Диска. ProtonMail имеет приложения для операционных систем Android и iOS, а также может использоваться с такими почтовыми клиентами, как Thunderbird.

Стоимость: бизнес-планы (которые позволяют использовать адреса электронной почты @yourdomain.com) — от 6,25 евро за пользователя в месяц (7,60 долларов США) при годовой подписке; в бесплатные индивидуальные учётные записи включено хранилище 500 МБ.

Языки: доступно 26 языков.

Совместная работа и управление проектами

Airtable

По словам создателей Airtable, «сервис работает, как электронная таблица, но мощный, как база данных». Пользователи могут организовывать данные в виде электронных таблиц, а могут добавлять и динамические функции — такие как флажки и вложения файлов, в отдельные ячейки и столбцы. Предлагается несколько способов просмотра проектов, включая вид календаря и вид доски/карточек, как у конкурента Trello. В некоторых редакциях Airtable используется в качестве редакционного календаря (вот пример).

Стоимость: бесплатно в базовой версии (2 ГБ хранилища на пользователя); дополнительные возможности в версии Plus стоят от 10 долларов США в месяц. Некоммерческим организациям предоставляется скидка 50%.

Языки: только английский.

Asana

У Asana много общего с Trello, ещё одним приложением для управления проектами, хотя возможностей в этом случае больше. В частности, здесь больше вариантов обзора рабочих процессов, в том числе есть возможность просматривать несколько досок одновременно: так может быть проще управлять рабочей нагрузкой отдельных сотрудников. Asana имеет более надёжную систему обмена сообщениями и систему уведомлений, а также возможность создавать отчёты о задачах, созданных пользователем, и задачах, на которые пользователь назначен. В зависимости от специфики работы в конкретном коллективе, дополнительные функции могут либо оказаться полезными, либо создать излишнюю сложность. Прежде чем внедрять то или иное приложение, мы рекомендуем попробовать бесплатные версии обоих.

Стоимость: базовая версия до 15 пользователей — бесплатно. Ежемесячная плата за каждого дополнительного пользователя в премиум-плане — от 10,99 долларов США на человека (оплачивается раз в год). В премиум-плане также предусмотрены дополнительные функции.

Языки: английский, французский, немецкий, португальский, испанский и японский.

Doodle

Doodle — это бесплатный инструмент для планирования встреч, который позволяет пользователям опрашивать участников встречи и определять их доступность. Он синхронизируется с Google Calendar и iCal, в нём также предусмотрено преобразование часовых поясов — функция, полезная при планировании международных встреч.

Стоимость: бесплатно. В платной версии нет рекламы.

Языки: немецкий, английский, испанский, французский, итальянский, нидерландский, датский, русский и финский.

Monday

Monday делает упор на яркую и понятную визуализацию рабочего процесса — пользователи могут выбирать из множества стилей и шаблонов или создавать свои собственные. Преимущества этого приложения — автоматизация, которую можно легко настроить (например, изменение статуса проекта при достижении определённой метки или установка напоминаний в определённые дни и время) и интеграция с другими инструментами и услугами, такими как ПО для электронных рассылок или инструментами управления социальными сетями. Хотя Monday позиционируется в первую очередь как приложение для управления проектами, его можно использовать в качестве платформы CRM или платформы для управления донорами.

Стоимость: бесплатно для двух пользователей; за каждого дополнительного пользователя — от 8 долларов США (базовый уровень). Некоммерческим и неправительственным организациям предоставляются скидки (а также, потенциально — бесплатный функционал).

Языки: английский, китайский, испанский, французский, немецкий, португальский, нидерландский, итальянский, русский, корейский, шведский, турецкий и японский.

Notion

Notion — это универсальное программное решение для поддержки рабочего процесса, которое включает в себя три ключевые функции: вики, инструмент управления проектами и задачами, а также пространство для создания и хранения используемых документов, которые можно совместно редактировать в режиме реального времени. Notion можно использовать для размещения справочника для сотрудников, создания справочников по внутренним ресурсам, организации протоколов собраний или создания на доске графика о статусе проекта. В нём есть множество опций для просмотра и отображения, что легко можно перенастроить с помощью перетаскивания. Всё содержимое также можно пометить тегами, что упрощает поиск и просмотр.

Стоимость: доступен бесплатный план для личного пользования; групповые планы подписки начинаются с 8 долларов США на человека в месяц; в настоящее время некоммерческим и неправительственным организациям предоставляется скидка 50%.

Языки: английский и корейский.

Trello

Trello — это простой организационный инструмент на основе карточек. На «доску» нанесены столбцы, представляющие различные фазы проектов (например, «Готово к началу», «Выполняется» и «Завершено»). Пользователи создают для каждой задачи карточки и горизонтально перемещают их по столбцам до выполнения цели. Каждая карточка может содержать комментарии и прикреплённые файлы.

Стоимость: базовый функционал до 10 досок — бесплатно. Для команд численностью до 100 человек ежемесячная плата составляет 10 долларов за пользователя, а некоммерческим организациям предоставляется скидка 75%.

Языки: доступно на 20 языках.

Zapier

Zapier автоматизирует взаимодействие различных веб-приложений и служб. Пользователь создаёт «зап» из события-триггера и настраивает автоматизированное выполнение будущих задач. Например, Zapier может добавить адрес электронной почты пользователя, который заполняет форму на Typeform, в список контактов MailChimp, или отправить электронное письмо на определённый адрес и переместить задачу в столбец «Завершено» в Trello после того, как файл будет загружен в Dropbox. Zapier обеспечивает взаимосвязь между более чем 3000 различными приложениями, хотя при использовании некоторых из них появляются сопутствующие расходы. Ограниченное количество «запов» предоставляется бесплатно, и это может оказаться полезно для небольших организаций; однако бизнес-план Zapier стоит дорого.

Стоимость: бесплатно для 5 «запов» и 100 «задач» (итераций рабочего процесса) в месяц; 299 долларов США в месяц для бизнеса; некоммерческим организациям предоставляется скидка.

Языки: в приложении есть возможность добавлять перевод после любого триггера или действия; доступно до 100 языков.

Это произведение защищено лицензией Международная лицензия Creative Commons Attribution-NoDerivatives 4.0

Перепечатывайте наши статьи бесплатно по лицензии Creative Commons

Перепостить эту статью

Это произведение защищено лицензией Международная лицензия Creative Commons Attribution-NoDerivatives 4.0


Material from GIJN’s website is generally available for republication under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International license. Images usually are published under a different license, so we advise you to use alternatives or contact us regarding permission. Here are our full terms for republication. You must credit the author, link to the original story, and name GIJN as the first publisher. For any queries or to send us a courtesy republication note, write to hello@gijn.org.

Читать дальше

Советы и инструменты

Репортажи о России из-за рубежа: От расследования событий в Украине до применения искусственного интеллекта

Cпециальная корреспондентка «Медузы» и «Новой газеты» Елена Костюченко, сооснователь и главный редактор расследовательского медиа «Важные истории» Роман Анин, основатель и главный редактор Insider Роман Доброхотов поделились советами о том, как искать темы для историй, работать с источниками в России и использовать инструменты и методы поиска в открытых источниках для ведения репортажей из-за рубежа.

Советы Советы и инструменты

Топ-10 инструментов 2023 года по версии GIJN

10 полезных и удобных в использовании инструментов, о которых репортёры GIJN узнали на конференциях NICAR23, IRE23 и 13-й Глобальной конференции журналистов-расследователей (GIJC23) в Швеции.

Советы и инструменты

Советы по освещению военных преступлений

Работа журналистов, занимающихся расследованиями военных преступлений – от современных зверств в Украине до судов над преступниками времён войны в Боснии, – критически важна для привлечения виновных к ответственности.

Советы и инструменты

Новые инструменты для мониторинга социальных сетей

Как узнать, кто стоит за вредоносной рекламой? Разоблачить конспирологов и влиятельных лиц, ответственных за дезинформацию? Репортёр GIJN Рован Филп разузнал подробности о новом бесплатном инструменте для мониторинга социальных сетей.