Introduction aux outils d’affaires

Introduction

Ce guide présente des outils qui aident les petites salles de rédaction à traiter les tâches n’impliquant pas la collecte d’informations, à savoir le règlement des factures, la planification de projets collaboratifs et le maintien de canaux de communication partagés pour les membres de l’équipe, la réalisation et la publication d’un podcast, la conception d’un graphique pour les réseaux sociaux et le suivi de la popularité de la publication. Vu la multitude de produits disponibles sur le marché, chacun d’entre eux affirmant être le meilleur ou absolument essentiel, la recherche des meilleures solutions tout en ayant à payer pour chacune d’elle peut être fastidieuse. Le point commun entre les offres populaires que nous avons sélectionnées dans quelques domaines clés est qu’elles sont toutes abordables.

La majorité des produits présentés dans ce document proposent des versions d’essai gratuites, et la plupart une version “freemium”, à savoir une formule gratuite aux fonctionnalités limitées accompagnée de versions payantes proposant des fonctionnalités supplémentaires. La plupart des sociétés considèrent le service clientèle comme un complément premium inclus dans les abonnements payants et c’est un point essentiel dont doivent tenir compte les petites organisations ne bénéficiant en interne que d’un support technique limité.

Parmi ces sociétés, beaucoup d’entre elles proposent des remises aux organisations à but non lucratif et caritatives, ainsi qu’aux établissements académiques, et la plupart leur demandent de fournir des documents justificatifs. Les organismes de presse à but non lucratif, les organisations caritatives et les organisations non gouvernementales doivent également consulter TechSoup (Charity Digital Exchange au Royaume-Uni) avant d’implémenter des logiciels. TechSoup travaille en collaboration avec les entreprises du secteur technologique pour fournir aux membres inscrits des logiciels gratuits et à prix réduit, notamment des produits populaires et coûteux, tels que Microsoft (MS) Office et Adobe Creative Cloud. Le réseau offre également des cours et des opportunités de réseautage. Les offres et les prix varient selon les pays et certains produits sont soumis à des frais administratifs.

Remarque sur les logiciels FOSS (Free and Open Source Software, logiciels libres et en sources ouvertes) : ces produits sont généralement mis au point par des bénévoles qui en assurent également la maintenance, que ce soit intégralement ou partiellement. Même s’ils présentent parfois des fonctionnalités identiques à celles des outils payants, leurs interfaces sont généralement moins sophistiquées. Lorsqu’ils les utilisent pour la première fois, les utilisateurs signalent souvent qu’ils sont moins faciles à utiliser. L’exécution de ces outils risque d’être plus lente et ils semblent moins intuitifs qu’un produit comme Excel ou Photoshop. En outre, leur implémentation nécessite habituellement davantage de connaissances techniques que les logiciels commerciaux qui sont davantage plug-and-play. Cela dit, les outils que nous avons sélectionnés regroupent des communautés d’utilisateurs foisonnantes dans le monde entier. La documentation en ligne bien fournie inclut des vidéos YouTube éducatives, des wikis et des groupes d’utilisateurs qui peuvent aider les nouveaux utilisateurs à surmonter les premières difficultés d’utilisation.

Outre leur coût, les produits FOSS présentent des avantages en termes de sécurité. Puisque ces produits sont en sources ouvertes, la communauté d’utilisateurs peut en examiner le code et limiter ainsi le risque qu’une application contienne des bogues masqués ou des portes dérobées. Alors que certaines sociétés ne proposent leurs produits payants que dans certains pays, la plupart des produits FOSS ne présentent pas ces limitations. Puisqu’ils sont utilisés par de nombreux utilisateurs dans le monde entier, ces programmes sont souvent davantage traduits que les produits commercialisés.

Enfin, l’utilisation des outils proposés gratuitement par des corporations comme Google ou Facebook ne garantit pas la protection de vos données confidentielles. Puisque ces grandes sociétés informatiques vous permettent d’utiliser gratuitement ces outils, elles analysent et explorent vos données, ainsi que celles de vos utilisateurs. Dans certains pays, elles peuvent même les communiquer à des agences responsables de l’application de la loi. Dans certains cas, la convivialité et la rapidité de configuration d’un certain outil vous sembleront en valoir la peine, mais vous devez toutefois lire attentivement les politiques de confidentialité des logiciels et en tenir compte avant de choisir un outil.

Tous les prix indiqués dans ce guide datent du 24 juin 2021, sont exprimés en dollars américains et, sauf indication contraire, n’incluent pas la TVA. Les langues répertoriées se rapportent aux versions linguistiques disponibles d’un outil. Lorsque les informations disponibles ont pu le confirmer, nous avons signalé l’éventuelle indisponibilité d’un outil dans certains pays.

Ce guide a été produit grâce au soutien de Google News Initiative. Il a été compilé et rédigé par Talya Cooper, une chercheuse new-yorkaise qui a travaillé avec les archives d’Edward Snowden pour le magazine The Intercept et comme gestionnaire d’archives chez StoryCorps. Avec Alison Macrina, elle a co-écrit, “Anonymity” un guide à l’usage des bibliothécaires sur les technologies de confidentialité et de lutte contre la surveillance. Ce guide a été révisé par Nikolia Apostolou et Reed Richardson. Illustrations créées par Sentavio, via Freepik.com. Conception de Chafiq Faiz.