أساليب وتقنيات فرز البيانات

ربما تكون أداة إدارة البيانات الأكثر استخدامًا على Excel هي الفرز. دعونا نفرز البيانات، هذا يعني ماذا؟ تحريك الصفوف إلى أعلى وإلى أسفل بناءً على ترتيب معين يحدده المتعامل مع البيانات، فقد يكون هذا الترتيب أبجديًّا في حالة البيانات الكيفية أو تصاعديًّا أو تنازليًّا في حالة البيانات الكمية. وتختلف عملية الفرز عن عملية الفلترة في أن عملية الفلترة تعمل على عرض عدد محدد من البيانات المشتركة في صفة معينة بينما تقوم عملية الفرز بعرض كل البيانات الموجودة في الـ Excel sheet ولكن بترتيب مختلف.

سنتعرف في هذا الدرس على ضوابط استخدام أمر الفرز من حيث المدى المحدد وعلاقته بباقي عناصر الجدول لتتم عملية الفرز بصورة سليمة، كما سنتطرق إلى طرق وتقنيات الفرز غير التقليدية والتي يمكن تخصيصها حسب طبيعة البيانات وطريقة معالجتها. إلى جانب التعرف على كيفية فرز البيانات على أكثر من مرحلة.

يحتوي الدرس، أيضًا، على أمثلة عملية لشرح عملية الفرز بالخطوات وتوضيح لبعض الحيل للحصول على النتائج المرجوة من الفرز، منها: كيفية فرز قيم مختلفة من البيانات مع الحفاظ على بعض العناصر ثابتة دون تغير في مكانها أو ترتيبها مثل مكان الـ”Header” الخاص بكل عمود.

نصيحة: أول خطوة يجب القيام بها قبل ترتيب البيانات، هي تجميد الصف الأول لقاعدة البيانات والذي يحتوي على عناوين الأعمدة؛ حتى لا يعتبره برنامج مايكروسوفت إكسل ضمن البيانات التي سيقوم بإعادة ترتيبها.